In het licht van het aflopende beleidsplan 2017-2022 en de migratie naar een hernieuwde website met verenigingswerkomgeving, is onderstaande stuk geschreven. Niet formeel in de ledenvergadering besproken maar wel noodzakelijk om 2023 in te gaan. Derhalve een initiatief van bestuur.
Gezien de omvang van korfbalvereniging Antilopen en de bijbehorende ambities is het noodzakelijk dat we een vrijwilligersklimaat kennen waarbij iedereen een bijdrage levert aan het succes van de vereniging. Dit betekent dat je op sportief, organisatorisch en/of praktisch gebied een bijdrage levert.
Voor het nu aflopende beleidsplan is er gestart met het vrijwilligersbeleid en is de structuur van de vereniging in kaart gebracht. Daarbij is de visie “Succes maken we samen” ingevoerd. Een onderdeel is de waardering en werving van vrijwilligers. Ook is de Antilopen Ere-Speld in het leven geroepen om onze lange afstandsvrijwilligers, dit zijn vrijwilligers die jaar op jaar actief vrijwilligerswerk verrichten voor onze vereniging, meer te kunnen waarderen.
Het verenigingswerk bestaat uit een aantal zichtbare en minder zichtbare activiteiten. Samen maakt dit dat onze club een plezierige plek is waar iedereen zijn hobby met plezier kan uitoefenen. Wij maken bij Antilopen onderscheid tussen spelende en niet spelende leden, en ouders. En tussen leden onder de 16 jaar oud en daarboven.
Wij kiezen ervoor om leden en ouders te betrekken bij het verenigingswerk. Het helpt ons om alle activiteiten uit te kunnen voeren. Ook krijgen de leden of hun ouders het gevoel dat zij een daadwerkelijke bijdrage aan hun vereniging geven en worden de vrijwilligerstaken op een meer evenredige manier verdeeld. Voor ouders worden taken doorgaans gecombineerd met het kunnen zien spelen van hun kinderen.
Wat verwachten we van spelende leden?
Elk spelend lid is actief bij de club betrokken, dit betekent dat hij/zij verantwoordelijk is voor:
- Het rijden naar uitwedstrijden (zelf of via ouder).
- Wassen van wedstrijdshirts.
- Meedoen aan acties t.b.v. een specifiek doel (plantenactie/Grote Clubactie).
- Het fluiten van wedstrijden (leden vanaf de A-jeugd worden ingedeeld).
- Bardienst en/of keukendienst draaien (via ouder, of zelf vanaf 16 jaar).
- Zaaldienst draaien (via ouder of zelf).
- Schoonmaakwerkzaamheden (bijv. vegen kantine in veldperiode. Structurele schoonmaak wordt professioneel ingehuurd)
Elk spelend lid wordt bij de start van het seizoen automatisch 3 à 4 keer ingedeeld om een vrijwilligerstaak te verrichten: dit betreft bardienst of zaaldienst. Daarnaast wordt elk spelend lid vanaf de A-junioren automatisch ingedeeld om een aantal wedstrijden te fluiten.
De vrijwilliger wordt zo goed mogelijk ingewerkt. Er zijn instructies voorhanden. Mocht dat niet spontaan gebeuren, vraag er dan om bij leden van de betrokken commissie.
De verplichte vrijwilligerstaak wordt voor de leden tot en met 15 jaar uitgevoerd door de ouders. De ouder(s) doen één keer hun vrijwilligerstaak (3 à 4 keer een dienst per seizoen), ongeacht het aantal kinderen.
Wat verwachten we van actieve niet-spelende leden?
Elk niet-spelend lid is actief bij de club betrokken, dit betekent dat hij/zij verantwoordelijk is voor:
- Meedoen aan acties t.b.v. een specifiek doel.
- Bardienst en/of keukendienst draaien.
- Zaaldienst draaien.
Bij niet-spelende leden zien we twee groepen te weten het passief lid dat “sponsort” via de contributie, en het actief betrokken niet-spelend lid, dat actief onderdeel van de vereniging wilt zijn. Het “sponsorende” lid draait niet mee in het verenigingswerk.
Verenigingswerk en website tool
Het indelen van de verplichte taken gaat via een tool die speciaal gebouwd is parallel aan het bouwen van onze vernieuwde website. Deze tool geeft ons als club de mogelijkheid om op een eenvoudige manier de verplichte taken evenredig te verdelen over onze leden. Het laat ons zien wie er taken heeft uitgevoerd, keurig vervanging heeft geregeld of niet is komen opdagen.
Verantwoordelijkheden
Het lid zijn van de club, brengt bepaalde verplichtingen met zich mee op het gebied van vrijwilligerswerk. Wij vinden het belangrijk dat iedereen zich verantwoordelijk voelt van het verrichten van de taken die het lid is toegewezen. Dit houdt in dat je zelf vervanging regelt op het moment dat je een keer wegens omstandigheden niet kunt. Het is niet de bedoeling dat je de avond van te voren afzegt, of een app of mail stuurt dat je niet kunt.
Het kan natuurlijk voorkomen dat je een keer niet kunt en vervanging regelt, echter – wanneer dit van structurele aard is, vinden wij het als bestuur belangrijk om met jou in gesprek te gaan over de redenen om structureel geen verenigingswerk uit te voeren. Het is een wezenlijk onderdeel van je lidmaatschap bij Antilopen. Succes maken we immers samen.
Ben jij een zeer frequente vrijwilliger?
Zeer frequente vrijwilligers kunnen op verzoek vrijstelling ontvangen en hoeven geen verplichte vrijwilligerstaak (bardienst, schoonmaak of zaaldienst) te verrichten. Wat wij onder frequente vrijwilligers verstaan is het volgende:
Op wekelijkse basis is het lid twee of meer uren bezig met een sportieve, organisatorische en/of praktische bijdrage ten behoeve van Antilopen. Hierbij is de tijdsinvestering van het zelf spelen van wedstrijden en het aangewezen fluiten uiteraard niet tellend.
Mocht een lid jonger dan 16 jaar een frequente vrijwilligerstaak uitvoeren, dan worden de ouders vrijgesteld. Dit is ook van toepassing wanneer het jeugdlid zelf de toegewezen vrijwilligerstaak wil uitvoeren.
Het bestuur heeft het recht om uitzonderingen te maken op de ‘spelregel’ die hierboven is beschreven.
Het evenredig verdelen van de taken is iets wat we als bestuur heel belangrijk vinden. Zo kunnen wij in de tool die is gebouwd leden vrijstellen van bepaalde verplichte taken. Je wordt dan niet meegenomen tijdens het indelen.
Let op
Bij het in gebruik nemen van deze tool staat er bij niemand een vrijstelling aangevinkt. Dat betekent dat leden die eerder vrijgesteld waren van verplichte taken dat op dit moment niet meer zijn. Dit is hét moment om de tool te voorzien van juiste informatie en dus te starten met een schone lei.
Ben jij die zeer frequente vrijwilliger en wil je graag vrijstelling? Neem dan contact op met één van de bestuursleden en vul dit google-formulier in. Als zeer frequente vrijwilliger ben je niet verplicht vrijstelling te vragen, het kan namelijk goed zijn dat je graag een bardienst op je neemt.
Indien je jezelf als “sponsorend” (passief) lid ziet, dit graag via dit google-formulier door te geven.
Om onze actieve leden te bedanken trachten wij jaarlijks een vrijwilligersfeest te organiseren en bedenken we andere manieren ter promotie van het verenigingswerk. Succes maken we samen.